Чтобы купить оргтехнику на юридическое лицо, передайте ByOffice состав заказа и реквизиты, согласуйте комплектацию и условия поставки, затем получите счёт для безналичной оплаты. Магазин работает с организациями и ИП. Перед выставлением счёта менеджер уточняет стоимость, наличие или срок поставки; после поступления денег заказ передают на подготовку к отгрузке.
В закупке могут участвовать разные сотрудники: один подбирает технику, другой передаёт счёт на оплату, третий принимает груз. Всем нужен один согласованный состав заказа. Если к МФУ добавлены кассета и расходные материалы, бухгалтерия и получатель должны знать об этих позициях. Иначе вопросы о том, что именно куплено, возникнут уже после перечисления денег.
Подготовьте заявку, по которой можно выставить счёт
Запрос в ByOffice можно оставить на сайте или отправить на info@byoffice.ru. Укажите товар или артикул, количество, реквизиты покупателя и контакт ответственного сотрудника. Порядок оформления описан в разделе для юридических лиц и ИП. Если организация использует ЭДО, сообщите об этом при обращении.
Удобнее собрать сведения в одном письме, чем отправлять название оборудования, реквизиты и пожелания к доставке отдельными сообщениями. Приложите карточку организации и обозначьте сотрудника, который сможет ответить на вопросы о составе заказа. Внутри компании сохраните эту же заявку: она станет исходной точкой для проверки предложения и счёта.
Если модель уже выбрана, добавьте обязательные опции и расходные материалы, которые нужны вместе с ней. Например, отдельный лоток или комплект для первого периода работы должен быть явно обозначен в запросе. Если выбор ещё обсуждается, опишите задачу и обязательные функции. Это позволит сначала согласовать оборудование, а затем оформлять оплату конкретного комплекта.
Отдельно укажите адрес, куда должна приехать техника. Он может отличаться от адреса в реквизитах организации. Для поставки в подразделение полезно сразу назвать местного получателя и его контакт: именно он сможет уточнить въезд, доступ в помещение и удобное время приёмки.
Согласуйте состав поставки до оформления счёта
Получив предложение, сопоставьте его с исходной заявкой. Полное обозначение аппарата, количество и дополнительные позиции должны быть понятны без устных пояснений. Если обсуждалась определённая комплектация, проверьте, что она отражена в предложении. Похожее название семейства техники не заменяет точного описания того, что будет поставлено.
Разделите оборудование, опции и возможные дополнительные работы. Поставка аппарата сама по себе не описывает, кто будет его собирать, подключать или настраивать. Если такие работы нужны, обсудите их состав и условия отдельно. Тогда сотрудник, согласующий бюджет, увидит, что относится к покупке техники, а что необходимо для её ввода в работу.
Уточните, когда ожидается согласованное оборудование и от чего зависит готовность к отправке. Если технику заказывают под конкретную комплектацию, условия оплаты и резервирования в ByOffice могут согласовываться отдельно до выставления счёта.
После уточнений сохраните окончательный вариант предложения. При замене позиции, добавлении опции или изменении количества обновите и внутреннее согласование покупки. Иначе бухгалтерия может оплатить документ, который уже не соответствует решению заказавшего технику отдела.
Передайте на оплату актуальный счёт
Когда счёт получен, сверьте его с согласованным предложением. Начните с наименования покупателя и реквизитов, затем проверьте оборудование, количество и состав поставки. Для бухгалтерии полезно приложить к счёту итоговую спецификацию или переписку с подтверждением комплектации: это помогает понять назначение каждой позиции без повторного обращения к закупщику.
По условиям ByOffice стоимость указывается с НДС, кроме случаев, когда в конкретном предложении, спецификации или документах поставки прямо согласовано иное. Перед оплатой сопоставьте итоговую сумму и данные о НДС в самом счёте. Если в бюджет включены дополнительные позиции или доставка, их стоимость также должна быть понятна из согласованных документов.
Срок действия указан в выставленном счёте. Если согласование внутри компании затянулось и этот срок закончился, повторно уточните у менеджера стоимость и возможность поставки перед перечислением денег. Не планируйте оплату по сохранённому файлу только потому, что раньше его уже согласовали.
При изменении реквизитов или состава заказа запросите исправленный вариант. Передавайте бухгалтерии документ с понятной отметкой, что он актуальный, а прежний заменён. Такая простая организация переписки уменьшает риск оплаты старого количества или комплекта. Если вопросы остались, удобнее разрешить их до отправки платежа.
После перечисления денег уточните готовность заказа
Согласно условиям оплаты ByOffice, заказ считается оплаченным, когда деньги поступили продавцу. Затем заказ передают на комплектацию и подготовку к отгрузке. Отправка платёжного поручения в банк и фактическое зачисление средств не всегда происходят одновременно, поэтому готовность заказа уточняют у менеджера.
После подтверждения оплаты согласуйте следующий контакт: когда ожидать информацию о готовности и с кем обсуждать получение. Подготовка к отгрузке не означает, что груз уже передан перевозчику или доставлен в офис. Для внутреннего планирования полезно различать эти этапы, особенно если установка техники связана с переездом, открытием рабочего места или запланированным запуском оборудования.
Сообщите получателю, какая поставка ожидается, и передайте ему согласованный состав заказа. Если за время оплаты поменялись адрес, контакт или режим доступа в помещение, уточните это до отправки. Такая информация нужна сотрудникам, которые организуют получение, даже если они не участвовали в выборе модели.
Подготовьте место доставки и полномочия получателя
ByOffice предусматривает доставку по Москве, отправку в регионы транспортными компаниями и согласованный самовывоз. Вариант получения и окончательные условия уточняют для заказа. При самовывозе нужно дождаться подтверждения готовности товара к выдаче. Подробности приведены в разделе доставки и самовывоза.
Для передачи оборудования укажите точный адрес, место разгрузки и телефон сотрудника на площадке. Если нужен пропуск, въезд через определённые ворота или доступ в ограниченные часы, сообщите об этом заранее. Подъём, специальная перевозка и другие дополнительные работы требуют отдельного согласования возможности и стоимости. Это особенно важно для крупного аппарата, который нельзя просто оставить у входа.
В региональном заказе уточните, до какой точки согласована перевозка: терминала или адреса организации. Проверьте, кто на вашей стороне отвечает за дальнейшее получение и перемещение оборудования. Для самовывоза заранее соотнесите транспорт с габаритами груза; решение об этом лучше принять до того, как сотрудник выедет за заказом.
Получателю нужны удостоверение личности и подтверждение полномочий. Если едет представитель, заранее согласуйте доверенность; для руководителя уточните необходимый комплект документов. У ByOffice предусмотрены разные варианты оформления полномочий, поэтому формат стоит обсудить с менеджером до даты получения.
Передайте принимающему сотруднику не только адрес и телефон, но и сведения об оборудовании и составе комплекта. Он должен понимать, какие позиции сверить и кому сообщить о расхождении. Папка с заявкой и согласованным предложением здесь полезнее устного сообщения «должен приехать принтер».
При получении сверьте поставку с согласованным комплектом
На приёмке проверьте модель, количество, комплектность и соответствие сопроводительным документам. Осмотрите упаковку и оборудование на видимые повреждения. Сверять лучше по согласованному перечню, особенно когда вместе с аппаратом заказаны отдельные опции или расходники. Если в комплекте несколько позиций, не ограничивайтесь названием основного устройства.
Обнаруженные повреждения, недостачу или несоответствия зафиксируйте в документах и сообщите ByOffice. При признаках повреждения в перевозке условия магазина предусматривают отметку в документах перевозчика и соответствующий акт; фотографии помогут показать состояние груза при получении. Дальнейшие действия согласуйте по конкретной ситуации, сохранив относящиеся к ней материалы.
Получение оборудования и его ввод в работу решают разные задачи. После внешнего осмотра ещё предстоит установить аппарат, подключить его и проверить нужные функции. Заранее определите, кто выполнит эти действия и где будет храниться инструкция. Если подключение или запуск согласованы как отдельная работа, передайте исполнителю сведения о готовности помещения и оборудования.
Завершите закупку передачей документов и оборудования в работу
Комплект документов зависит от сделки. По информации ByOffice он может включать УПД и счёт, акт на отдельные услуги, предусмотренные производителем гарантийные документы. При поставке программного обеспечения нужны также относящиеся к нему документы о передаче прав. Согласованный перечень стоит проверить после получения заказа.
Если выбран ЭДО, первичные и закрывающие документы могут поступать электронно. Сообщите бухгалтерии о согласованном порядке и получателе документов в системе. Бумаги, приехавшие с оборудованием, и файлы в ЭДО должны попасть к ответственному сотруднику: сам факт доставки груза не означает, что бухгалтерия уже получила всё необходимое.
При расхождении в наименовании, количестве или реквизитах передайте менеджеру конкретное описание и обозначение заказа. Удобно вести вопросы по этой поставке в одной переписке, чтобы исправленный документ не потерялся среди других счетов. Внутренний ответственный за закупку может сопоставить комплект поставки и комплект документов, а затем передать их соответствующим сотрудникам.
Гарантийные сведения сохраните вместе с документами на оборудование. Срок и порядок обслуживания зависят от конкретного аппарата и условий поставки, их следует уточнить заранее. В разделе гарантийного обслуживания ByOffice описан порядок обращения: при неисправности понадобятся сведения об устройстве и проблеме, а при необходимости также документы.
Внутри компании удобно считать организационную часть закупки завершённой, когда оборудование передано ответственному за эксплуатацию, согласованные документы дошли до бухгалтерии, а сведения о поставке доступны для дальнейшей работы. Тогда при заказе расходников, обращении в сервис или перемещении техники не придётся заново искать, что именно было приобретено и кто участвовал в согласовании.
